Communication skills - for Care Givers, Aiders and Grief Counselor and other Helpers

While reading my blog - you might noticed that my actual job / profession is working as designer as user experience designer. 
User Experience refers to more or less every thing which a person (we call them most often users) can experience when using a product, application, system, or service - and using is nothing else than communicating.
It is a broad term that can cover anything from how well the user can navigate the product, how easy it is to use, how relevant the content displayed is etc - and that's what communicating is all about - easy to understand and relevant..

Having good communication skills and or working on them is a benefit in design and living - and even more important while while helping people in the medical field, challenging times,, end of life, or even while dying or while grieving.
This often comes to my mind remembering when I think of two of my many professions I learned and practiced - designer (architect and web-design) and paramedic (Red Cross and Army).

Errors or bad communications often results of miscommunication. As a someone who helps others in times of trouble, might it be as grief counselor, helper preventing suicide or helping with MAID, or aider in medical situations, we’ll be expected to frequently be in touch with others professionals as well as patients and their loved ones, and being a good communicator will help make this easier for you.

While the technical and very often legal aspects of the job cannot be understated, the interpersonal component of the profession is also very important, and the amount of interaction required with other parties on the job makes it arguably one of the most vital soft skills in the medical field. Here’s why becoming a good helping person, aider or paramedic will require you to have good communication skills.



Aspects

People / Patients are want to feel heard and understood

One or my main reason why I not only believe - no- much more - I know that communication skills are so important to have in this profession is because of the interactions between people - between aider and patients - between humans.
Since the patient is in anyhow extreme emotional distress, careful communication is very important.
This can be either on a verbal or non-verbal level, as vocal tones, posture, gestures, and facial expressions can also be a factor in effective communication ( in this context it might be worth to read - listen to an article I wrote a while ago on my professional blog ).

And one key element. or the key element is, you’ll need to be a good active listener and understand what others are telling you, as well as adjust your body language and posture accordingly.
You will want to communicate empathy, kindness, and openness to patients, to ensure they feel supported and that they are in good hands under your care.


What happens when communication breaks down and how these issues are being tackled

Communication breakdowns sometimes happen - even in most critical moments - and I experienced it in private life and in my 3 months in Iraq - for example if paramedics and emergency room staff are both trying to provide sufficient, life-saving treatment to a patient, situations can arise where professionals don’t always give the clearest explanations of the patient’s condition, or where either party can come across as rude or judgmental to the other without necessarily meaning to.
Issues like these can be overcome by establishing guidelines and protocols for proper communication between all parties, as well as training medical employees with exercises and simulations in proper communication.



Listening and Communicating - 2 times 7 hints ...


First of all I like to stress the importance of Empathic Listening

Empathic Listening is a compassionate process that calls for more than taking in someone else’s words - but it is as well a dynamic process. You’re communicating with that person as well. You’re showing that you care about them, their thoughts and feelings, and are willing to take the time to hear them out.


7 Hints for Empathic Listening

  1. Be nonjudgmental
  2. Give the person your undivided attention
  3. Listen carefully (to facts and feelings)
  4. Show that you are listening carefully
  5. Don’t be afraid of silence
  6. Restate and paraphrase
  7. Follow up

1. Be nonjudgmental
Although it's not always simple, letting go of your own beliefs allows you to concentrate on what other people have to say. Understanding someone else's feelings, perceptions and opinions enables you to assist them. It's important to let them know you value and care about them, even if you don't agree with all they say.

2. Give the person your undivided attention
Get rid of distractions. Make sure you have enough time to spend with the individual and that there are no electronics or other devices in the way. Offering them your whole attention is a sign of respect, and when someone feels respected, they are more likely to remain composed.

3. Listen carefully (to facts and feelings)
Take absorb the words and the bigger picture of that particular person in that particular circumstance. To get beyond the words and understand emotions, pay attention to body language, tone of voice, and other cues. A quote that I really like that I heard once is, "Listen with your ears, eyes, and heart."

4. Show that you are listening carefully
Consider your body language and nonverbal cues. When it's suitable, use non-interruptive supporting body language to convey your attentiveness, such as nodding and eye contact.

5. Don’t be afraid of silence
A person may only need to know you're present or that they are heard at times. Before you answer, consider the tone and context of the silence. The person may be considering their next words or may require a brief period of quiet to control their emotions.

6. Restate and paraphrase
A person may only need to know you're present or that they are heard at times. Before you answer, consider the tone and context of the silence. The person may be considering their next words or may require a brief period of quiet to control their emotions.

7. Follow up
Ask the individual if they have any more queries or remarks. Organize a different meeting time if necessary.

When you follow the 7 hints they will give you the foundation becoming a better listener. After listing it is most often the next step to share and pass on the heard things - if the person allows you to do so.



Let’s take a look at the 7 C’s of Communication

The 7 C’s stand for ...

  1. Clear
  2. Concise
  3. Concrete
  4. Correct
  5. Coherent
  6. Complete
  7. Courteous

1. Clear
No matter what the task at hand - we need to ensure our key points are as clear as possible.
Just because we send our message out to the intended person does not mean they will understand it in the way it was planned.
It is best to minimize the key points per sentence, so there is no need to read between the lines and misinterpret the message.

2. Concise
This is being as brief as possible to get your point across - Ensure that the receiver gets the clearest and concise message possible.

3. Concrete. There are so many definitions, uses and interpretations for the same words that it can become a bit overwhelming. It’s important that we choose the most distinct words with the most precise meanings to get our message across. Giving, outlining, painting the clearest picture we can, which in turn leads to the goal we want to achieve.

4. Correct. By Correct I mean not only the facts of your message, but also the use of proper spelling and grammar - e.g a scottish accent, which I love by the way, is not helpful nor local 'typical' expressions. When speaking, it is using proper words, appropriate pauses and pronunciation.

5. Coherent. Whether we communicate through speaking or writing, ensure that the message is logical, that it flows and is relevant to the key points.

6. Complete. When your message is complete, the receiver has all the information necessary to be informed by your meaning and will be able to respond appropriately.

7. Courteous. Communicate politely, respectfully, openly, honestly, and professionally as possible. How do you want to be treated when someone is communicating with you? Keep that point of view in mind when you communicate with them.

When you follow the 7 C’s they will give you the foundation you need to become a better communicator.






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